Veel mensen hebben de gewoonte om aantekeningen te maken tijdens vergaderingen en bijeenkomsten. Het is belangrijk om op te merken dat het maken van aantekeningen je helpt om beter te herinneren wat er tijdens de vergadering of bijeenkomst is gebeurd, maar het heeft ook andere voordelen zoals effectiever communiceren met anderen. In dit blogartikel bespreken we hoe u effectieve notities kunt maken voor vergaderingen en andere bijeenkomsten.
Tijdens vergaderingen en bijeenkomsten, groot of klein, moeten aantekeningen worden gemaakt. Op die manier kunnen de aanwezigen tijdig nalezen wat er besproken werd, of ze nu acties opvolgen die ondernomen werden door anderen die de vergadering niet konden bijwonen. Het is belangrijk dat alle gesprekken over gevoelige onderwerpen zoals financiën of gezondheidszorgstrategieën kwalitatief goed worden genoteerd, want als iemand één detail over het hoofd ziet, kan hem dat veel schade berokkenen.
Voorbereiding
Waar gaat de vergadering over? Kijk naar agenda en lees relevante stukken. Bespreek eventuele onduidelijkheden met de voorzitter van de vergadering, wat wil hij/zij ermee bereiken, maak indien mogelijk vooraf een lijst van deelnemers zodat iedereen weet wie er komt (gebruik afkortingen voor namen) . De uiteindelijke beslissing zal afhangen van het soort verslag dat wordt gebruikt – uitgebreid verslag (dat alle details bevat), afspraak of actielijst; kies er een.
Tijdens een vergadering
Als je naast de voorzitter zit, is het gemakkelijker te volgen wat hij/zij zegt en als het te snel gaat, vraag je hem of haar gewoon even te pauzeren. Elk verslag moet aantekeningen bevatten over waar de vergaderingen werden gehouden en wie er aanwezig waren (namen), met details over de beslissingen die tijdens de vergaderingen werden genomen. Zoals actiepunten die iemand nam nadat hij iets had gehoord van een andere aanwezige. Let goed op tijdens elke vergadering om niets belangrijks te missen.
Als je ervoor wilt zorgen dat de vergadering niet uitloopt, probeer dan niet precies op te schrijven wie wat heeft gezegd. Als er lange discussies zijn en niemand heeft iets interessants of inzichtelijks toe te voegen aan het discussieonderwerp voor uren aan een stuk. Laat je voorzitter dan gewoon weten dat de dingen stagneren zodat ze deze sessie kunnen afsluiten voordat ze verder gaan met een ander agendapunt – je zit tenslotte naast hem.
Na de vergadering
Ik dank u voor al uw hulp. Ik hoop dat alles duidelijk en gemakkelijk te begrijpen was, zelfs als het niet eenvoudig was! Zo niet, vraag het dan aan iedereen die misschien iets gemist heeft of ergens opheldering over nodig heeft – het voorzitterschap wacht met open armen
Een tip om je verslag interessanter en boeiender te maken is om altijd een actie/beslissingslijst bovenaan te zetten. Op die manier is het niet alleen gemakkelijker om de belangrijke punten op te merken, maar ook om je te herinneren wat je tijdens die vergadering probeerde te bereiken! Het is het beste om dit onmiddellijk of op dezelfde dag te doen; anders kunnen al die gebeurtenissen uit het geheugen beginnen te vervagen nadat er een paar dagen voorbij zijn gegaan. Schrijf alles objectief en gebruik feiten in plaats van meningen – dat zou onze schrijfstijl duidelijk genoeg moeten maken, zodat niemand iets verkeerd begrijpt (vooral omdat ze waarschijnlijk elk woord zullen doorlezen).